Ambalaj, rekabet avantajının kaynağı olabilecek etkili, çok yönlü ve çok yüzlü bir araçtır. Bu yüksek potansiyel genellikle projeler aracılığıyla gerçekleştirilir. Bireyselleştirilmiş günlük işlerden farklı olarak bir proje ve bir ekip çabasıdır. Amacı ise belirli kapsam, maliyet ve zaman kısıtlamaları içinde istenen sonuca ulaşmaktır.
Ambalaj projeleri, ambalaj araştırmalarından tasarım ve geliştirmeye, ambalaj hatlarının kurulumuna kadar geniş bir çeşitlilik yelpazesi içinde yer alır. Ambalaj projelerine girişme nedenleri de aynı derecede çeşitlidir. Ambalaj talebi, içinde bulunan ürünün talebinden kaynaklanır.
Üründeki değişiklikler, ambalajda değişikliklere yol açabilir ve böylece projelerin başlatılmasına sebep olabilir. Bunun yanı sıra ambalaj disiplinleri arasında en sıkı düzenlemelere tabi olanlardan biridir. Bu nedenle düzenleyici değişiklikler projelerin başlamasına yol açabilir. Daha yakın zamanda sürdürülebilirlik dönemi kendi projelerini oluşturmaya devam etmektedir.
Ambalaj uzmanları, muhtemelen diğer ekip üyelerine göre; proje çalışmalarına daha uygun bir şekilde donanımlıdır. Bu, ambalajın disiplinler arası bir niteliğe sahip olması ve farklı paydaşların rekabet eden ve çelişen tercihlerini dengelemek için sistem yaklaşımını gerektirmesinden kaynaklanır. Bu durum günlük işler için dahi geçerlidir. Bu tür deneyimler, proje çalışmalarında takım dinamikleri içinde etkili bir şekilde faaliyet gösterme konusunda değerlidir.
Ambalaj Proje Yönetimi Beş Aşamadan Oluşuyor
Önceden belirtilen ambalaj projelerinin çeşitliliği gözetilmeksizin, her proje aynı yapı içerisinde yürütülmelidir. Ne yazık ki, gerçeklik farklı olabilir. Bir örnek, serbest çalışmanın öncelikli olduğu rastgele bir yaklaşımdır. Diğer bir örnek, projelere yönelik bir şirket yaklaşımının olduğu düşünülse bile, ekipler zorlu koşullar altında ondan sapabilirler. İşin özü şuraya geliyor: proje çalışması ve aynılarının yönetimi için herhangi bir yapı, belirli temellere dayandırılmalıdır.
Hiçbir temel, bir projenin başladığı, ilerlediği ve sona erdiği kavramından daha temel değildir. Ortaya çıkan yaşam döngüsü beş aşamadan oluşur: başlatma; planlama, yürütme; izleme ve kontrol, kapatma.
• Başlangıç: Hatta başlangıç dahi belirli konularla önceden gelmelidir. Bunların en önemlisi yetkilendirme sürecidir. Yetkili kişiye ikna edici bilgi sunulmalıdır. Bilgiler toplanmalı, düzenlenmeli ve sunulmalıdır; ki bu bile başlı başına bir mini proje oluşturabilir.
• Planlama: Bu, yol haritasıdır ya da farklı bir benzetmeyle oyun kitabıdır. Şunlar açıkça belirtilmelidir: ne yapılacak, nasıl yapılacak, kim yapacak ve ne zaman yapılacak. Planlar ile istenen sonuçlar (aynı zamanda teslim edilecekler olarak da adlandırılır) arasındaki ilişki hemen fark edilebilir olmalıdır, böylece spekülasyonlara yer yoktur.
• Yürütme: Burada, takım üyeleri atanan görevleri ve sorumlulukları yerine getirirler, ancak izole bir şekilde değil. Koordinasyon ve iletişim hayati öneme sahiptir. Kaçınılmaz olarak, ilerleme her zaman kesintisiz ve sorunsuz olmayabilir. Bu aşamada başarılı olan üyeler, çevik olan ve geçici engellerin üstesinden gelebilenlerdir, sorunlar düzeltildiği sırada devam ederler.
• İzleme ve Kontrol: “Peki, proje nasıl ilerliyor?” Bu, herhangi bir zamanda bir proje üyesi olmayan bir paydaş tarafından sorulabilecek bir sorudur. Bu aşama iyi bir şekilde gerçekleştiriliyorsa güvenilir bir cevap verilebilir. Planlama aşamasında belirlenen kilometre taşları, bu aşamada belirleyici yardımcılardan biridir.
• Kapanış: Projeler sona erdirilir, ancak sonlanmış olarak kabul edilirler. Şirket sonuçlarla geleceğe doğru ilerler. Dürüst ve tarafsız bir kapanış değerlendirmesi, neyin doğru gittiğini ve neyin daha az başarılı olduğunu belirtmelidir. Bu, diğer projelere uygulanabilecek kullanışlı bakış açıları sunar.
Beş aşama mantıksal bir sıraya sahip olmasına rağmen, ilerleme her zaman sıralı bir biçimde ilerlemeyebilir. Bazı aşamaların tekrar edilmesi nadir görülen bir durumdur. Örneğin; izleme ve kontrol aşamasında keşfedilen bir durum, yürütme aşamasına geri dönülmeyi veya hatta planlama aşamasına geri dönülmeyi gerektirebilir. İleri ve geri hareket etmek birden fazla kez tekrarlanabilir. Her tekrarda zaman ve maliyet açısından bir sonuç ortaya çıkar.
